ฟรีอีเมล เหมาะกับธุรกิจแค่ไหน และทำไมต้องมีระบบอีเมลสำหรับองค์กร (G-Suite)

เนื่องจากความง่ายในการสมัครฟรีอีเมลในปัจจุบัน อาจทำให้ผู้คนหลงลืมไปว่าแท้จริงแล้วฟรีอีเมลนั้นไม่ได้มีแต่ข้อดีเสมอไป ในทางกลับกัน หากพิจารณาอย่างถ่องแท้ ฟรีอีเมลที่ใช้กันทั่วไป อาทิ Gmail, Outlook หรือ Yahoo ล้วนแล้วแต่มีช่องโหว่ด้านความปลอดภัยทั้งสิ้น ไม่ว่าจะเป็นการเสี่ยงต่อการถูกแฮ็คหรือการรั่วไหลของข้อมูลสำคัญ โดยเฉพาะความลับทางธุรกิจที่อาจหลุดไปอยู่ในมือคู่แข่งได้

เนื่องจากฟรีอีเมลสามารถเข้าถึงได้ด้วยทุกคนบนโลกนี้ เพียงแค่คาดเดารหัสผ่านง่าย ๆ ก็สามารถเข้าถึงกล่องจดหมายได้อย่างรวดเร็ว ซึ่งนับว่าไม่เป็นผลดีเลย หากเก็บข้อมูลส่วนตัวและเอกสารสำคัญเกี่ยวกับงานไว้ในอีเมล์ของตนเอง นอกจากนี้ การใช้ฟรีอีเมล์ยังแสดงออกถึงความไม่เป็นมืออาชีพ เนื่องจากอีเมลแอดเดรสที่ลงท้ายด้วย @gmail.com หรือ @hotmail.com นั้นมักจะใช้ในการติดต่อประสานงานอย่างไม่เป็นทางการมากกว่าการเจรจาทางธุรกิจที่ต้องอาศัยความน่าเชื่อถือของผู้เจรจา

5 เหตุผลที่ฟรีอีเมล์ไม่เหมาะสมกับการใช้งานด้านธุรกิจ

ด้วยเหตุผลเบื้องต้นดังกล่าว ฟรีอีเมล์จึงไม่เหมาะกับการใช้ประสานงานทางธุรกิจ ทั้งภายในประเทศและระหว่างประเทศ การกล่าวเช่นนี้อาจฟังดูแย้งความรู้สึกไปบ้าง แต่นี่คือเหตุผล 5 ประการที่ทำไมการใช้ฟรีอีเมล์จึงเป็นอุปสรรคต่อการเติบโตของธุรกิจ และควรจะยุติการใช้ฟรีอีเมล์ในการประสานงานทางธุรกิจนับตั้งแต่บัดนี้เป็นต้นไป

1. อีเมลฟรีบั่นทอนความเป็นมืออาชีพ

บริษัทชั้นนำของโลกหรือหน่วยงานราชการ รัฐวิสาหกิจล้วนแล้วแต่มีระบบเครือข่ายอีเมลเป็นของตนเอง ทั้งนี้ ก็เป็นไปเพื่อความปลอดภัยและความน่าเชื่อถือขององค์กร ในการติดต่อประสานงานกับส่วนราชการและหน่วยงานภายนอก ผู้รับเห็นสกุลอีเมลของผู้ส่งก็ทราบได้ทันทีว่าอีเมลนี้มาจากหน่วยงานไหน กอง กรมหรือกระทรวงใด

เนื่องจากอีเมลมีแบรนด์หรือสัญลักษณ์ ที่บ่งบอกความเป็นส่วนหนึ่งขององค์กรประทับอยู่ด้านหลังเครื่องหมาย @ แล้ว จึงมั่นใจว่าหากตอบอีเมลฉบับดังกล่าว ต้นสังกัดของผู้ส่งอีเมลจะต้องรับรู้เนื้อหาของอีเมลที่สื่อสารตอบไปอย่างแน่นอน ในทางกลับกัน หากมีคนของบริษัทหรือส่วนราชการส่งฟรีอีเมลมาพร้อมกับแนะนำว่าเป็นคนของหน่วยนั้นหน่วยนี้โดยที่ไม่ได้รู้จักมาก่อน ยิ่งหากเป็นหน่วยด้านความมั่นคงอย่างทหาร หรือบริษัทที่ต้องการความปลอดภัยของข้อมูลสูงแล้ว ก็ยิ่งสร้างความไม่ไว้วางใจมากยิ่งขึ้น แสดงออกถึงความไม่เป็นมืออาชีพของบริษัทผู้ส่งอีเมลที่ประหยัดงบประมาณ แม้กระทั่งเครื่องมือในการประสานงานที่สำคัญยิ่งอย่างอีเมล

2. อีเมลฟรีมีปัญหาด้านความปลอดภัย

เป็นที่ทราบกันดีว่าฟรีอีเมลนั้นเป็นอีเมลที่เสี่ยงต่อการถูกแฮ็คมากที่สุด โดยเฉพาะอย่างยิ่งฟรีอีเมลที่มีการใช้งานกันอย่างแพร่หลายทั่วโลกอย่าง Gmail, Outlook และ Yahoo เนื่องจากผู้ใช้งานมักประมาท ไม่คิดว่าจะตกเป็นเหยื่อของอาชญากรรมไซเบอร์จึงไม่คิดตั้งรหัสผ่านที่มีความปลอดภัยมากเพียงพอ หรือไม่ยอมล็อคเอาท์ออกจากอีเมลตนเองเมื่อเสร็จสิ้นการใช้งาน รวมไปถึงการล็อคอินเข้าใช้งานอีเมลผ่านไวไฟสาธารณะที่สุ่มเสี่ยงเป็นอย่างมากต่อการถูกดักปล้นข้อมูลกลางอากาศ ซึ่งการโจรกรรมข้อมูลผ่านอีเมลนั้นไม่จำเป็นต้องเป็นแฮ็คเกอร์มืออาชีพ เพียงแค่เปิด google ก็มีวิธีสอนแฮ็คเสร็จสรรพ ด้วยเหตุนี้ ฟรีอีเมล์จึงมีความเสี่ยงเป็นอย่างมากในการใช้ประสานงานทางธุรกิจที่ไม่ต้องการให้ข้อมูลรั่วไหลไปอยู่ในมือของคู่แข่งหรือผู้ไม่ประสงค์ดี

3. อีเมล์ฟรีขาดความน่าเชื่อถือ

ในการติดต่อประสานงานระหว่างบริษัทหรือหน่วยงานที่เป็นทางการ การใช้ฟรีอีเมล์อาจก่อให้เกิดผลเสียมากกว่าผลดี โดยเฉพาะการติดต่อกับองค์กรที่มีความเป็นมืออาชีพสูง บางครั้งรายละเอียดเล็ก ๆ น้อย ๆ อย่างรูปแบบของอีเมลในการติดต่อก็ส่งผลกระทบต่อความน่าเชื่อถือของบริษัทได้มากกว่าที่ใครจะคาดคิด หรือในนัยหนึ่งอาจทำให้สูญเสียโอกาสทางธุรกิจไปเลยก็ได้เช่นกัน หากผู้รับอีเมลเข้าใจผิดคิดว่าอีเมล์ที่ส่งมานัดหมายการเจรจาทางธุรกิจหรือเสนอสินค้าใหม่เป็นอีเมลสแปมหรืออีเมลขายสินค้าทั่ว ๆ ไปไม่ได้มาจากบริษัทที่ตั้งใจจะประสานงานมาเพื่อเจรจาทางธุรกิจจริง ๆ เพราะเรื่องเล็ก ๆ น้อย ๆ เช่นนี้นักธุรกิจหลายคนถือว่าเป็นหน้าเป็นตาขององค์กร การใช้ฟรีอีเมลในการติดต่อประสานงานก็อาจสื่อได้ถึงวัฒนธรรมองค์กรที่ไม่ยอมลงทุนกับสิ่งที่มีความสำคัญต่อการประสานงาน ความปลอดภัย และความน่าเชื่อถือในการประกอบการธุรกิจ อาจทำให้พลาดโอกาสไปอย่างน่าเสียดาย

ตัวอย่าง: อีเมลของบริษัทเรา 1Belief ที่อยู่ส่วนล่างลองเว็บไซต์ จะเห็นได้ว่าเป็นชื่อ contact@1belief-old.languages-als-communication.com ไม่ใช่ contact@gmail.com ดังนั้นจึงเพิ่มความน่าเชื่อถือเวลาติดต่องาน และเป็นการสร้างแบรนด์ 1Belief ไปในตัว เพราะเวลาส่งอีเมลหาลูกค้า ส่วนของชื่ออีเมลจะเป็น @1belief-old.languages-als-communication.com ตามติดไปตลอด หากสนใจสั่งซื้อ Package อีเมลสำหรับบริษัท สามารถติดต่อเราได้เลย เราให้คำปรึกษาทุกขั้นตอนครับ

4. อีเมลฟรีปราศจากผู้เชี่ยวชาญให้คำปรึกษา

การสมัครฟรีอีเมลสามารถทำได้อย่างง่ายดาย เพียงแค่ใช้ข้อมูลส่วนตัวและเบอร์โทรศัพท์ เพียงเท่านั้นก็เสร็จสิ้นกระบวนการสมัครแบบจบแล้วจบเลย ไม่มีการ follow-up เพื่อให้ความช่วยเหลือด้านการใช้งาน เนื่องจากฟรีอีเมลมีปริมาณผู้ใช้งานจำนวนมาก บางคนสมัครไว้เพื่อเล่นเกมส์หรือสมัครทิ้งไว้เล่น ๆ ด้วยเหตุนี้ ฟรีอีเมลจึงเป็นอีเมลสำหรับมือสมัครเล่น เหมาะสำหรับการใช้งานทั่วไปมากกว่าการติดต่อประสานงานทางธุรกิจที่จำเป็นจะต้องใช้งานอีเมลสำหรับธุรกิจโดยเฉพาะ

เนื่องจากมีความน่าเชื่อถือและแสดงถึงความเป็นมืออาชีพมากกว่า นอกจากนี้ ระบบอีเมลธุรกิจชั้นนำยังมีบริการ customer support ที่สามารถแจ้งปัญหา ขอคำแนะนำ และดำเนินการแก้ไขข้อบกพร่องต่าง ๆ ได้ตลอดเวลา ดังนั้นหากคิดจะทำธุรกิจแล้ว ควรหันหลังให้กับฟรีอีเมลไว้ใช้สำหรับลูก ๆ ที่บ้าน แต่สำหรับนักธุรกิจที่ต้องการเสริมสร้างแบรนด์ธุรกิจของตนเองต้องใช้ระบบอีเมลธุรกิจเท่านั้น

5. อีเมลฟรีเต็มไปด้วยโฆษณาของเจ้าของอีเมล

ของฟรีไม่มีในโลก อีเมลฟรีที่สามารถสมัครได้โดยไม่ต้องเสียค่าใช้จ่ายนั้น แท้จริงแล้วกลับต้องแลกมาด้วยการสละแพลตฟอร์มดังกล่าวให้เป็นพื้นที่โฆษณาของบริษัทเจ้าของฟรีอีเมลไม่ว่าจะเป็น Gmail, Outlook หรือ Yahoo ในทางกลับกัน หากใช้อีเมลที่เป็นชื่อแบรนด์ธุรกิจของตนเอง เมื่อใดก็ตามที่ส่งอีเมลไปให้ลูกค้าหรือบริษัทต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจที่ทำอยู่ นั่นคือการได้ใช้อีเมลดังกล่าวในการทำ email marketing ด้วยการสร้างภาพจำเกี่ยวกับแบรนด์ผ่านชื่ออีเมล ซึ่งการทำการตลาดในลักษณะดังกล่าวจะเป็นไปไม่ได้เลย หากใช้ฟรีอีเมล เท่ากับว่ากำลังเสียพื้นที่โฆษณาให้กับบริษัทเจ้าของอีเมลทุกครั้งที่ใช้งานอีเมลเหล่านั้นนั่นเอง

ทำไมบริษัทชั้นนำทั่วโลกนิยมใช้ อีเมลสำหรับองค์กร G-Suite

เนื่องจากฟรีอีเมลไม่ตอบโจทย์ความต้องการของบริษัทชั้นนำ ทั้งในมิติความเป็นมืออาชีพ ความน่าเชื่อถือ และการตลาดออนไลน์ บริษัทและหน่วยงานจำนวนมาก ทั้งในประเทศไทยและต่างประเทศ จึงหันมาใช้งานระบบอีเมล G-Suite ซึ่งมีคุณสมบัติเหนือกว่าฟรีอีเมลหลายประการ ดังนี้

1. G-Suite เติมเต็มส่วนที่ฟรีอีเมลขาด

ขณะที่ฟรีอีเมล ผู้สมัครไม่สามารถเปลี่ยนสกุลอีเมลที่ต้องการใช้งานได้ นอกจาก @gmail.com หรือ @outlook.com ระบบอีเมล G-Suite กลับเสนอทางเลือกให้มากมายกว่านั้น โดยผู้สมัครสามารถใช้ชื่อบริษัทหรือแบรนด์ตนเองเป็นสกุลอีเมล์ได้ทำให้เกิดประโยชน์สูงสุดต่อการทำการตลาดออนไลน์ นอกจากนี้ G-Suite ยังให้ความสำคัญกับระบบรักษาความปลอดภัยโดยมีตัวกรองอีเมลขยะ (junk mail) หรือสแปมเพื่อป้องกันไวรัสต่าง ๆ ที่ส่งมาตามอีเมล์ รวมถึงการปฏิบัติงานผ่านระบบ Cloud ที่ช่วยให้ข้อมูลต่าง ๆ ที่แนบไฟล์หรือฝากไว้กับอีเมลไม่สูญหายไปและถูกเก็บรักษาไว้ด้วยระบบรักษาความปลอดภัยที่ป้องกันการจู่โจมจากแฮ็คเกอร์

2. G-Suite ทำให้บริษัทเป็นผู้ดูแลและเข้าถึงอีเมลทั้งระบบ

จุดที่แตกต่างอย่างชัดเจนระหว่างฟรีอีเมลกับระบบอีเมล G-Suite คือ ขณะที่ฟรีอีเมลดูแลด้วยทีมงานของบริษัทเจ้าของอีเมลไม่ว่าจะเป็น Google, Microsoft หรือ Yahoo ระบบอีเมล G-Suite กลับให้บริษัทหรือเจ้าของธุรกิจมีอำนาจในการกำกับดูแลระบบอีเมลทั้งหมดของบริษัทอย่างครอบคลุม ก่อให้เกิดประโยชน์ด้านการบริหารบุคคล การตรวจเช็คประวัติการลากิจ-ลาป่วย การติดต่อประสานงานกับบริษัทต่าง ๆ ตลอดจนประวัติอีเมลเข้า-ออกจากบริษัทเพื่อให้สามารถรวบรวมข้อมูลที่เป็นประโยชน์ต่อการวัดประสิทธิภาพของพนักงาน หรือตรวจสอบได้ในกรณีนี้มีปัญหาข้อบกพร่องเกิดขึ้น นี่คือสาเหตุที่บริษัทชั้นนำนิยมใช้ระบบอีเมล G-Suite แทนที่ฟรีอีเมลที่เหมาะสมกับการส่ง-รับอีเมลเท่านั้น แต่ไม่มีประสิทธิและเครื่องมือที่สำคัญในการยกระดับธุรกิจมากเท่า G-Suite

3. G-Suite คือระบบอีเมลที่องค์กรและบริษัทชั้นนำให้ความไว้วางใจ

ฟรีอีเมลมีจุดด้อยประการหนึ่งที่เห็นได้ชัดคือ การขาดความน่าเชื่อถือและความเป็นทางการ นี่เป็นสาเหตุหนึ่งที่บริษัทชั้นนำหรือธุรกิจที่ต้องการเติบโตเลือกที่จะหันหลังให้ฟรีอีเมลแล้วหันมาพึ่งระบบอีเมล G-Suite ซึ่งแสดงถึงความเป็นมืออาชีพและการ ‘เอาจริงเอาจัง’ บนสนามธุรกิจมากกว่า โดยเฉพาะอย่างยิ่ง ปัจจุบัน G-Suite เริ่มได้รับความนิยมมากยิ่งขึ้น

เนื่องจากภาคธุรกิจสาขาต่าง ๆ เล็งเห็นถึงความสำคัญในการมีอีเมลเป็นของตนเอง รวมถึงความปลอดภัยที่จำเป็นมากขึ้นในยุคทีข้อมูลข่าวสารหรือความลับทางธุรกิจสุ่มเสี่ยงต่อการรั่วไหล โดยบริการอีเมล G-Suite ยังมีราคาที่ไม่สูง เหมาะกับการใช้งานในบริษัททุกสเกลธุรกิจ ไม่ว่าใหญ่หรือเล็ก การทำธุรกิจคือการลงทุน และการลงทุนในระบบอีเมลที่มีความปลอดภัยและเปี่ยมประสิทธิภาพอย่าง G-Suite ก็เป็นการลงทุนที่คุ้มค่ามากที่สุดรูปแบบหนึ่ง