ทำไมต้องมี ระบบ HR แล้วระบบนี้ มีหน่วยย่อยอะไรบ้าง ที่ต้องบริหารจัดการ

การทำงานในองค์กรใหญ่ นอกจากตำแหน่งของผู้บริโภคที่ถือเป็นส่วนสำคัญในการผลักดันองค์กรให้ก้าวไปข้างหน้าแล้วตำแหน่งของการบริหารจัดการทรัพยากรมนุษย์ หรือ HRM ก็มีส่วนช่วยให้การทำงานเกิดความไหลลื่น เพราะการจัดการพนักงานและทุกปัญหาภายในองค์กร แผนกนี้จะรับหน้าที่ดูแลทั้งหมด ทำให้เกิดเป็นระบบ HR ที่จะช่วยเก็บข้อมูลการต่างๆ ในองค์กรได้อย่างเป็นระเบียบ ซึ่งบทความนี้จะพามาทำความรู้จักกับการจัดการทรัพยากรมนุษย์กันดังนี้

ทำไมต้องบริหารจัดการทรัพยากรมนุษย์

หลายคงสงสัยว่า ระบบ HR ต้องทำอะไรบ้าง? โดยแผนกทรัพยากรมนุษย์ (Human Resource) หรือฝ่ายบุคคล เป็นแผนกที่ทำหน้าที่จัดการบริหารทรัพยากรมนุษย์ในองค์กร ตั้งแต่การสรรหาและพัฒนาทรัพยากรมนุษย์ภายในองค์กร
เพื่อเป็นช่วยให้ฝ่ายอื่นๆ ทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น อีกทั้งยังช่วยให้องค์กรดำเนินไปข้างหน้าได้อย่างรวดเร็ว เพื่อบรรลุเป้าหมายที่ตั้งไว้ได้ ส่วนระบบของ HR มีการแบ่งแยกออกเป็นหลายส่วน เพื่อจัดการแต่ละแผนกให้มีความเหมาะสม

ระบบ HR มีอะไรบ้าง

ระบบการบริหารงานส่วนบุคคล ถูกสร้างขึ้นเพื่อช่วยให้การทำงานภายในองค์กรมีประสิทธิภาพ และช่วยให้การประสานงานเต็มไปด้วยความลื่นไหล โดยระบบ HR สามารถแบ่งได้ 6 ประเภท ดังต่อไปนี้

1. ระบบการจัดการบุคลากร (Personal Management)

• ระบบการจัดการบุคคล (Personal Administration) เป็นระบบการจัดการบุคคล ที่เกี่ยวข้องกับการจัดการข้อมูลของพนักงาน, ประวัติการทำงาน และประวัติการเปลี่ยนแปลงงาน รวมถึงสวัสดิการที่พนักงานจะต้องได้รับ อีกทั้งพิจารณาความสามารถของพนักงาน เพื่อให้ระบบช่วยเลือกตำแหน่งหน้าที่ ที่เหมาะสมกับพนักงานในแต่ละตำแหน่ง และยังช่วยกำหนดข้อบังคับต่างๆ ในองค์กร
• ระบบบันทึกเวลาทำงาน (Time and Absence Management) เป็นระบบที่ช่วยบันทึกข้อมูลเวลาของพนักงานทุกคน เกี่ยวกับการเข้า-ออกงาน การขาดลามาสาย โดยเป็นระบบที่ทำงานร่วมกับการจ่ายเงินเดือน, การจัดการบุคคล และระบบสวัสดิการ โดยข้อมูลของพนักงานเรื่องการมาทำงาน, การออกงาน, การขาด และการมาสาย จะถูกบันทึกไว้ทั้งหมด เพื่อเป็นประวัติของพนักงาน
• ระบบการจัดการองค์กร (Organizational Management) เป็นระบบการแก้ไขโครงสร้างของผังองค์กร ตั้งแต่ส่วนของผังตามแผนก, ตำแหน่งหน้าที่ และลักษณะของงานที่ทำ อีกทั้งมีการกำหนดรายละเอียดของการทำงานของพนักงานแต่ละตำแหน่ง โดยมีการแสดงผังขององค์กรที่สร้างขึ้นในลักษณะของ Tree ทำให้องค์กรสามารถกำหนดหน้าที่ของพนักงานได้
• ระบบการจัดการค่าใช้จ่ายในการเดินทาง (Travel Management) เป็นระบบการจัดการค่าใช้จ่ายในการเดินทาง ช่วยในการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลทั้งหมด ที่เกี่ยวกับการเดินทางของพนักงานแต่ละโครงการ รวมถึงค่าใช้จ่ายในการเดินทางระหว่างประเทศ

2. ระบบการประเมินและวางแผนกำลังคน (Career and Evaluation Management)

• ระบบประเมินความสามารถ (Competency Management) เป็นระบบที่สามารถประเมินความสามารถของพนักงานตามตำแหน่ง, ลักษณะงาน, โครงงาน และความสัมพันธ์กับส่วนต่างๆ ภายในองค์กร อีกทั้งช่วยวิเคราะห์ช่องว่างระหว่างตำแหน่งงาน และยังแสดงระดับความสามารถของบุคคลได้
• ระบบการวางแผนกำลังคน (Career and Succession Planning) เป็นระบบแผนการทดสอบความรู้ เพื่อช่วยในการเตรียมพนักงานใหม่ และใช้เป็นพื้นฐานในการกำหนดเส้นทางการทำงาน อีกทั้งยังทำให้พนักงานมองเห็นเป้าหมายของอาชีพได้อย่างชัดเจน รวมถึงช่วยประเมินผลการทำงานของพนักงาน และสร้างผังลำดับขั้นตอนการทำงาน เพื่อให้สำเร็จไปตามแผน

3. ระบบการสรรหาพนักงาน (Recruitment Management)

เป็นระบบที่ช่วยในการสรรหาพนักงาน และคัดเลือกผู้เข้าสมัครที่มีคุณสมบัติที่เหมาะสมกับตำแหน่งงานที่ต้องการ ทั้งจากภายในและภายนอกองค์กร อีกทั้งยังกำหนดตารางการสัมภาษณ์, นัดวันเวลา, ดูสถานะของผู้สัมภาษณ์ และสถานะในการหาพนักงาน รวมไปถึงค่าใช้จ่ายในการค้นหาพนักงานใหม่              

4. ระบบการฝึกอบรม (Training Management)

เป็นระบบการฝึกอบรมที่ช่วยกำหนดตารางการฝึกตามระดับงาน และช่วยแยกประเภทของหลักสูตรที่ใช้ในการฝึกอบรม อีกทั้งเก็บข้อมูลของการฝึกในรูปแบบต่างๆ ทั้งครูผู้สอน หรือหลักสูตรการสอน นอกจากนี้ยังสามารถกำหนดงบประมาณค่าใช้จ่าย ในการฝึกอบรมพนักงานในแต่ละตำแหน่ง

5. ระบบเงินเดือน (Payroll Management)

• เงินเดือน (Payroll) สามารถตรวจสอบระบบเงินเดือนของพนักงาน ทั้งยอดเข้า และยอดเงินสะสมด้วยระบบแบบออนไลน์ อีกทั้งติดต่อกับกระบวนการชำระ สามารถชำระจ่ายด้วยเงินสด เช็ค และการโอน ผ่านธนาคารได้ทันที แถมมีระบบป้องกันขั้นสูง
• การวางแผนและการจัดการเงินเดือน (Salary Administration and Planning) ช่วยจัดการและวางแผนเงินเดือนของพนักงาน เมื่อมีการเปลี่ยนแปลงของพนักงานภายใน ระบบจะคอยอัปเดตข้อมูลเสมอ
• ค่าชดเชย (Compensation) เป็นระบบที่สามารถกำหนดค่าชดเชย, ค่าคอมมิชชั่น หรือโบนัสของพนักงานได้ โดยระบบจะคำนวณค่าชดเชย และส่งข้อมูลไปยังระบบเงินเดือน หรือระบบบัญชี แบบอัตโนมัติ

6. ระบบสวัสดิการ (Benefit & Welfare Management)

• สุขภาพและความปลอดภัย (Health and Safety) ระบบจะกำหนดเงื่อนไขสุขภาพและความปลอดภัยของพนักงาน หรือติดต่อกับบริษัทประกันภัย เพื่อส่งข้อมูลเมื่อมีอุบัติเหตุ หรือการเคลมเกิดขึ้น อีกทั้งช่วยบันทึกการเคลมของพนักงานทั้งหมด
• สวัสดิการ (Benefits) เป็นระบบที่สามารถกำหนดสวัสดิการของพนักงานภายในองค์กร โดยระบบจะมีค่าชดเชยตามสวัสดิการให้แบบอัตโนมัติ

ระบบ HR มีการแบ่งการทำงานออกหลายส่วน ช่วยให้การขับเคลื่อนองค์กรเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ จึงไม่ใช่เรื่องแปลกที่บริษัทใหญ่ๆ จะมีการนำระบบนี้มาใช้ อีกทั้งยังช่วยจัดการปัญหาภายในได้แบบลื่นไหล เพราะการเปิดบริษัทใหญ่ มีเรื่องให้แก้ปัญหาเกือบทุกวัน ดังนั้นจึงเป็นเรื่องดีที่ควรจะมีตัวช่วยดีๆ ทำให้ระบบการทำงานดียิ่งขึ้น