9 ข้อต้องรู้ ก่อนเลือกซื้อโปรแกรมบัญชี ให้มีประสิทธิภาพเหมาะสมกับบริษัท
ระบบซอฟต์แวร์เป็นอีกหนึ่งเรื่องที่พัฒนาอย่างก้าวกระโดด โดยหนึ่งในนั้นคือ โปรแกรมบัญชี ที่เกือบทุกสำนักงานใหญ่ต้องมีและต้องเลือกใช้โปรแกรมที่ดีที่สุด เพราะถือเป็นตัวช่วยสำคัญในการบริหารการทำงานภายในองค์กรให้สำเร็จไปได้ด้วยดี ซึ่งองค์กรไหนที่กำลังจะติดตั้งโปรแกรมบัญชี ลองมาดู 9 ข้อต้องรู้ก่อนเลือกใช้งานกันดังนี้
โปรแกรมบัญชี คืออะไร
โปรแกรมบัญชี คือระบบซอฟต์แวร์สำคัญที่หลายองค์กรนำมาใช้ เพื่อช่วยในการจัดการภายในและตอบโจทย์ธุรกิจ SMEs ขนาดเล็ก รวมถึงขนาดใหญ่ อีกทั้งยังช่วยลดขยะในการทำงานและลดการผิดพลาดในระบบการทำงานได้ รวมไปถึงสามารถตรวจสอบย้อนหลังได้อย่างมีประสิทธิภาพ จึงไม่ใช่เรื่องแปลกที่ปัจจุบันระบบซอฟต์แวรบัญชีจะมีราคาที่สูง เพราะเต็มไปด้วยคุณภาพ ช่วยยกระดับการทำงานภายในองค์กรให้ดียิ่งขึ้น แต่ก็มีหลายๆ สำนักงานที่ยังคงมองข้ามโปรแกรมบัญชีและเลือกใช้คนในการทำงาน เนื่องจากคำนึงถึงต้นทุนที่อาจเพิ่มสูงขึ้น แต่หากบริหารจัดการได้ดี ระบบซอฟต์แวร์บัญชีตัวนี้ จะช่วยให้ผู้ใช้งานสามารถสร้างกำไรให้เพิ่มสูงขึ้นได้อย่างแน่นอน
9 ข้อต้องรู้ก่อนการเลือกใช้โปรแกรมบัญชี
หลายๆ องค์กร ให้ความสนใจในการติดตั้งโปรแกรมบัญชี แต่ยังขาดความรู้ ซึ่งอาจจะทำให้เกิดความผิดพลาด และใช้งานได้อย่างไม่มีประสิทธิภาพ ดังนั้นลองมาดู 9 หลักการในการคัดเลือกซอฟต์แวร์บัญชีที่ดีที่สุดกันดังต่อไปนี้
1. คำนึงถึงขนาดองค์กร
ก่อนการเลือกใช้โปรแกรมบัญชี อันดับแรกควรคำนึงถึงขนาดขององค์กรเสียก่อน เพราะขนาดคือสิ่งแรกที่ต้องพิจารณา เพื่อช่วยให้เลือกระบบซอฟต์แวร์ได้อย่างเหมาะสม เนื่องจากโปรแกรมบัญชีมีความซับซ้อน และไม่เหมาะสมกับองค์กรที่ชอบความเรียบง่าย ไม่ยุ่งยากในการปฏิบัติงาน ดังนั้นหากองค์กรมีคนน้อย หรือเป็นองค์กรขนาดเล็ก โปรแกรมบัญชีอาจทำให้การทำงานมีความยุ่งยากมากกว่าเดิม แต่หากเป็นองค์กรใหญ่ โปรแกรมบัญชีจะทำให้สามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น
2. คำนึงถึงความต้องการที่แท้จริง
เมื่อขนาดมีความเหมาะสมต่อการใช้ซอฟต์แวร์แล้ว ต่อไปคือเรื่องของความต้องการภายในองค์กร ว่ามีส่วนไหนหรือแผนกไหนบ้างที่ต้องใช้โปรแกรมบัญชีบ้างหรือไม่ เพื่อช่วยให้การใช้โปรแกรมตอบโจทย์กับการใช้งานภายในองค์กรได้อย่างคุ้มค่ามากที่สุด และยังเป็นการพัฒนารวมถึงช่วยยกระดับการทำงานให้มีประสิทธิภาพมากกว่าเดิม ซึ่งหากไม่คำนึงถึงความต้องการ อาจส่งผลให้ระบบซอฟต์แวร์ ไม่เกิดประโยชน์เท่าที่ควรก็เป็นได้
3. คำนึงถึงราคาที่เหมาะสม
เนื่องจากโปรแกรมบัญชี มีความซับซ้อนสูงมาก ราคาของระบบจึงสูงตาม หากระบบมีความปลอดภัยและประสิทธิภาพที่ดีเยี่ยม ก็จะยิ่งทำให้ราคาเพิ่มสูงนั่นเอง ดังนั้น จึงต้องมีการเปรียบเทียบราคาระบบบัญชีที่สนใจในหลายๆ แบรนด์ เพื่อให้ได้ระบบบัญชีที่คุ้มค่าและมีประสิทธิภาพมากที่สุด แต่หากราคาถูกเกินไปก็อาจทำให้ประสิทธิภาพในการทำงานต่ำกว่ามาตรฐานก็เป็นได้
4. ปรึกษาพนักงานภายในองค์กร
ระบบซอฟต์แวร์บัญชี ไม่ได้มีเพียงพนักงานบัญชีเท่านั้นที่ใช้งาน แต่ยังมีแผนกอื่นๆ ที่ต้องเข้ามาช่วยดูแลในส่วนนี้ด้วย ดังนั้น จึงต้องมีการปรึกษากันภายในองค์กรว่าระบบบัญชีมีความสำคัญมากน้อยเพียงใด และแผนกไหนจะเป็นฝ่ายดูแล โดยต้องมีการจัดสรรให้เป็นระเบียบ เพื่อการตัดสินใจอย่างถูกต้องที่สุด
5. จัดการสอนให้ใช้ระบบบัญชี
แม้ภายในองค์กรจะเคยใช้ระบบบัญชีมาก่อน แต่หากมีการติดตั้งใหม่ก็จะต้องมีการจัดอบรมสอนการใช้งานโปรแกรม เพราะระบบมีการพัฒนาตามเทคโนโลยีตลอดเวลา จึงต้องเรียนรู้อยู่เสมอ เพื่อช่วยให้การทำงานเต็มไปด้วยความราบรื่น และลดปัญหาจากการใช้งานให้มากที่สุด อีกทั้งการสอนยังทำให้หลายๆ คนใช้งานระบบได้อีกด้วย
6. ทดสอบระบบก่อนใช้งานจริง
เมื่อติดตั้งระบบบัญชีแบบใหม่จะทำให้เกิดปัญหาขัดข้องในช่วงแรก ดังนั้น วิธีแก้ไข คือต้องใช้งานระบบบัญชีแบบเก่าควบคู่ไปด้วย เมื่อซอฟต์แวร์เกิดปัญหาจะทำให้มีระบบสำรอง และทำให้มีเวลาในการแก้ไขปัญหาหรือเรียนรู้การใช้งานของระบบเพิ่มเติมไปได้พร้อมกัน ดังนั้น หากได้ของใหม่แล้ว อย่าเพิ่งทิ้งของเก่าเด็ดขาด
7. หากเกิดปัญหา รีบแจ้งเจ้าหน้าที่ทันที
เมื่อติดตั้งระบบบัญชีใหม่แล้วเกิดปัญหาความขัดข้อง โดยไม่สามารถแก้ไขเองได้ แนะนำให้รีบเรียกพนักงานหรือเจ้าหน้าที่ดูแลซอฟต์แวร์เพื่อช่วยแก้ไขปัญหาให้ทันท่วงที เพราะหากปล่อยไว้นานอาจทำให้ระบบเกิดความเสียหายได้
8. คำนึงถึงความจำเป็น
เมื่อปรึกษาภายในองค์กรว่าระบบบัญชีมีความสำคัญเช่นไร ต่อมาคือ การคำนึงถึงความจำเป็นว่าซอฟต์แวร์บัญชีจะถูกใช้ในส่วนใดบ้าง และทางองค์กรเหมาะที่จะใช้หรือไม่ เพราะหากไม่มีการมองถึงความจำเป็นต่อการใช้งานอาจทำให้ติดตั้งระบบ แต่ไม่สามารถยกระดับองค์กรได้ ดังนั้น อย่าลืมมองถึงความเหมาะสมในการใช้งานควบคู่กันด้วย
9. ระบบใหม่ ต้องดีกว่าระบบเก่า
เมื่อเลือกติดตั้งระบบบัญชีใหม่ ต้องเช็กและตรวจสอบประสิทธิภาพว่าดีกว่าระบบเก่าหรือไม่ หากมีความคล้ายคลึงกัน อาจทำให้ระบบไม่ตอบโจทย์การใช้งานเท่าที่ควร ดังนั้น ต้องพยายามเลือกระบบใหม่ที่ดีกว่าเดิม
สำหรับใครที่อยากจะติดตั้งโปรแกรมบัญชี ต้องคำนึงถึง 9 ข้อก่อนการใช้งานเบื้องต้นเป็นหลักเสียก่อน เพื่อช่วยให้ตัดสินใจเลือกใช้ระบบบัญชีที่ถูกต้อง และเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานได้ อีกทั้งหากโปรแกรมบัญชีมีคุณภาพ จะทำให้การจัดการภายในองค์กรเติบโตไปได้อย่างยั่งยืนนั่นเอง
