วิธีใช้อีเมล์ อย่างมืออาชีพ ใช้ Email อย่างไรให้เพิ่มประสิทธิภาพงาน ได้ดียิ่งขึ้น
อีเมล์เป็นอีกสิ่งหนึ่งที่เข้ามาแทนที่การเขียนจดหมายส่งถึงกันในรูปแบบเก่า ทำให้สะดวกรวดเร็ว ไม่ต้องไปหาซองและแสตมป์ ในการเขียนจดหมายถึงกันอีกต่อไป เพราะเมื่อมีอีเมล์และสัญญาณอินเตอร์เน็ต อยู่ที่ไหนก็สามารถส่งจดหมายอิเล็กทรอนิกส์หรืออีเมล์ถึงกันได้แล้ว แต่จะใช้อีเมล์อย่างไรให้เป็นมืออาชีพ และช่วยเพิ่มประสิทธิภาพของการทำงานได้มากยิ่งขึ้น
กำหนดเวลาที่แน่นอนในการเช็คอีเมล์
การเช็คอีเมล์อยู่ตลอดเวลาเพื่อคอยดูว่ามีจดหมายใหม่เข้ามาหรือไม่ ทำให้ต้องเสียเวลาในการทำงานอื่นๆ และยังต้องเสียสมาธิไปกับการเช็คเมล์บ่อยๆ อีกด้วย เพราะไม่ว่าจดหมายฉบับนั้นจะมีความสำคัญหรือไม่ ก็ย่อมทำให้เสียเวลาและเสียสมาธิได้มากที่สุด ฉะนั้น ควรหันมาให้ความสำคัญกับงานอื่นบ้าง อย่ายึดติดอยู่กับอีเมล์ตลอดเวลาทั้งวัน โดยควรกำหนดว่าในเวลาหนึ่งวันจะเช็คเมล์ช่วงไหน และช่วงละกี่นาที เมื่อถึงเวลาที่กำหนดก็ควรหยุดการเช็คเมล์เพื่อสร้างวินัย และความเคยชินใหม่
ลบอีเมล์ที่ไม่สำคัญทิ้งให้หมดก่อน
เมื่อเปิดกล่องจดหมายสิ่งแรกที่จะต้องทำ คือ การลบจดหมายที่ไม่มีความสำคัญออกไปให้หมด ก่อนจะตอบอีเมล์เหล่านั้นให้ลองสแกนดูก่อนว่าจดหมายฉบับไหนไม่สำคัญและลบก่อนที่จะเลือกตอบ เพื่อจำกัดจำนวนฉบับให้เหลือน้อยก่อนที่จะตอบ ซึ่งจะดีกว่าการตอบโดยไม่สแกนก่อน
เมื่ออ่านแล้วต้องตอบกลับทันที
อีเมล์บางฉบับมีความสำคัญที่ต้องดำเนินการให้เสร็จแบบรวดเร็ว หากไม่ดำเนินการอาจจะมีปัญหาหรือมีผลกระทบถึงขั้นคอขาดบาดตาย ซึ่งจะใช้นิสัยผลัดวันประกันพรุ่งไม่ได้ ดังนั้น อีเมล์ฉบับที่สำคัญ หากเปิดแล้วก็ต้องรีบตอบให้เสร็จสิ้น เพราะจะทำให้ลูกค้า เพื่อนๆ และผู้มาติดต่อธุรกิจเกิดความประทับใจและสบายใจที่ได้ร่วมงานด้วยนั่นเอง
ใช้รูปแบบการตอบกลับอัตโนมัติ
เทคโนโลยีขั้นสุดในการตอบอีเมล์ คือ ระบบตอบกลับอัตโนมัติ โดยมีการสร้างเทมเพลทไว้ล่วงหน้าเพื่อใช้ตอบอีเมล์เพียงคลิกเดียว วิธีนี้เหมาะสำหรับการใช้รูปแบบการตอบกลับเหมือนเดิม เพียงแต่หรือใช้คำพูดซ้ำๆ ในการตอบกลับ จึงไม่ต้องมาคอยพิมพ์ตอบกลับด้วยคำเดิมๆ ให้เสียเวลาอีกต่อไป ก็จะช่วยลดเวลาในการตอบอีเมล์มากขึ้นได้
ตอบอีเมล์สั้นๆ แต่ได้ใจความ
การใช้งานอีเมล์ที่ดี คือต้องใช้เวลาอยู่กับอีเมล์ให้น้อยที่สุด ไม่ว่าจะงาน เรื่องส่วนตัว หรือการทำธุรกิจต่างๆ โดยจะต้องใช้เวลาโดยรวมให้น้อยที่สุด แต่การตอบกลับเรื่องงานและธุรกิจจะต้องให้ความระมัดระวังในการใช้คำพูดเพื่อการตอบกลับที่ดี เพราะมีผลต่อชีวิตและการทำงานของแต่ละคนด้วย แต่ข้อดีของอีเมล์คือ เป็นทางการน้อยกว่าการเขียนจดหมายแบบเก่า จึงทำให้ค่อนข้างเขียนกึ่งๆ ทางการได้ แต่สิ่งที่ต้องมีในใจก่อนตอบอีเมล์แต่ละฉบับ คือ จะตอบอย่างไร สื่อสารอะไรให้ผู้รับรู้ เพียงแค่ 5W, 1H เพียงเท่านั้น โดยไม่ใช้คำฟุ่มเฟือยเวิ่นเว้อมากนัก เพราะถ้าเขียนเยอะ คนอ่านก็ต้องใช้เวลาในการอ่านเยอะเหมือนกัน จึงไม่ดีต่อเวลาของทั้งสองฝ่าย พิมพ์สั้นๆ แต่ได้ใจความไว้เพื่อช่วยประหยัดเวลาในการอ่านอีเมล์ของอีกฝ่ายด้วยจะดีที่สุด
ใช้ตัวกรองในการจัดระเบียบอีเมล์
การนำตัวกรองมาใช้เพื่อดูอีเมล์ที่เข้ามาทั้งหมด หากเป็นไปตามเงื่อนไขของตัวกรอง อีเมล์ฉบับนั้นจึงจะถูกย้ายไปไว้ในโฟลเดอร์หรือติดป้ายกำกับเฉพาะ ซึ่งตัวกรองนั้นจะกำหนดได้ทั้งการระบุผู้ส่งอีเมล หัวเรื่องของอีเมล เนื้อหาในอีเมล ฯลฯ จึงทำให้เหลือเฉพาะอีเมล์ที่สำคัญ และเหมาะสมในการใช้เวลาตอบเท่านั้น บริการ จัดทำอีเมล์บริษัท อีเมล์องค์กร เพื่อสร้างตัวกรอง ลดการเกิดเมลขยะอย่างได้ผล
ข้อดีของการใช้อีเมล์ต่อการทำงานในยุคปัจจุบัน
การทำงานในยุคปัจจุบัน ยิ่งจำเป็นต้องใช้อีเมล์เป็นส่วนหนึ่งในการสื่อสาร และข้อดีของอีเมล์นั้น ก็มีดังนี้
- การติดต่อสื่อสารเป็นไปอย่างรวดเร็ว การใช้อีเมล์ไม่มีปัญหาในเรื่องระยะทาง ขอแค่ให้มีเครือข่ายอินเตอร์เน็ต ไม่ว่าจะอยู่ส่วนไหนของโลกก็สามารถสื่อสารกันด้วยอีเมล์ได้อย่างรวดเร็วโดยไม่ต้องเดินทางไปติดต่อเองให้เสียเวลาถึงที่แล้ว
- สามารถส่งอีเมล์ได้ทุกที่ทุกเวลา การส่งอีเมล์มีข้อจำกัดอย่างเดียว คือ สถานที่แห่งนั้นมีสัญญาณอินเตอร์เน็ตหรือไม่ หากมีไม่ว่าจะอยู่สถานที่แห่งหนใด อยู่ในช่วงเวลาใด หรือลูกค้าต้องการให้ส่งงานผ่านอีเมล์ตอนไหนก็สามารถทำได้อย่างรวดเร็ว แม้ว่าจะมีเพียงสมาร์ทโฟนแค่เครื่องเดียว ก็สามารถส่งอีเมล์ไปถึงยังผู้รับได้อย่างสะดวกสบาย
- สามารถสำเนาส่งพร้อมกันได้หลายคน การส่งจดหมายแบบเดิมหากจะส่งถึงใครจะต้องจ่าหน้าซองถึงแค่คนนั้น แต่จดหมายอิเล็กทรอนิกส์หรืออีเมล์นี้สามารถส่งเรื่องเดียวกันที่ต้องการให้มีคนรู้เรื่องนั้นพร้อมกันหลายๆ คนได้ โดยจะใส่ชื่อผู้รับที่ต้องการให้ทำเรื่องใด หรือรับรู้เรื่องไหนพร้อมกัน ก็สามารถใส่ชื่อผู้รับอื่นๆ ลงไปด้วยได้เลย โดยเฉพาะอีเมล์ที่มีข้อความเหมือนกัน และทุกคนในกลุ่มต้องรู้เรื่องนั้นเหมือนกัน ก็ใส่ชื่อผู้รับทั้งกลุ่ม เพียงเท่านี้ทุกคนจะรู้เรื่องเดียวกันในเวลาพร้อมกันได้แล้ว
- ประหยัดเวลาในการเดินทางไปส่งจดหมาย อีเมล์ทำให้ประหยัดเวลาในการไปส่งจดหมายที่ไปรษณีย์เพียงแค่ปลายนิ้วเท่านั้น ซึ่งจะทำให้ลดระยะเวลาในการทำงาน รวมทั้งไม่ต้องคำนึงเรื่องน้ำหนักของพัสดุ หรือระยะทางเหมือนการส่งจดหมายแบบเก่า ที่สำคัญคือ ไม่ต้องเสียเงินในการส่งจดหมายแบบเก่าด้วย
- สะดวกต่อการเปิดอ่านทุกเวลา อีเมล์สามารถเปิดอ่านได้ตลอดเวลา เมื่อมีอีเมล์ที่ยังไม่อ่านกี่ฉบับ หรือตอบกลับแล้วกี่ฉบับ ในอีเมล์จะมีบอกไว้อย่างชัดเจน หากจะลบทิ้งก็ทำได้โดยง่ายเช่นกัน ไม่ว่าจะใช้อีเมล์ในการทำงาน โอนไฟล์งานก็สามารถทำได้อย่างสะดวก ทันเวลาและทันความต้องการของลูกค้า จึงเป็นสิ่งอำนวยความสะดวกที่ทำให้ชีวิตการทำงานดีมากยิ่งขึ้น
การใช้อีเมล์กับการทำงานให้มีประสิทธิภาพแบบมืออาชีพจะช่วยลดระยะเวลาในการทำงานให้น้อยลงได้ อีกทั้งยังช่วยให้ผู้รับข้อมูลเกิดความพึงพอใจในการการบริการของผู้ส่งเมล์ ดังนั้น อีเมล์จึงเป็นอีกเครื่องมือหนึ่ง เพื่อการอำนวยความสะดวกในด้านการสื่อสาร โดยเฉพาะการทำงานระหว่างกันให้รวดเร็วทันใจ แม้จะอยู่คนละมุมโลกก็ไม่มีปัญหาเรื่องระยะทาง ซึ่งจะทำให้งานต่างๆ สำเร็จลุล่วงเร็วยิ่งขึ้นด้วย สามารถติดต่อใช้บริการ Email สำหรับบริษัท ผ่านระบบ G-Suit จากตัวแทนขายมืออาชีพของ 1Belief ได้แล้ววันนี้
